Введение
Несмотря на инвестиции компаний в цифровые инициативы, автоматизацию, инструменты ИИ и реорганизацию, многие менеджеры сталкиваются с реальностью, когда основная работа их организаций выполняется медленно и с ошибками. В то время как стремительные изменения в операционной среде заставляют многих старших руководителей сосредоточиться на стратегиях, направленных на борьбу с разрушением, их сотрудники и руководители команд испытывают разочарование из-за предсказуемых ошибок, трудностей с улучшением выполнения задач и бесконечных заторов, снижающих производительность.
Проблема невидимой работы
Проблема заключается в том, что в динамичном мире организации необходимо координировать и использовать экспертизу всех ее участников, чтобы выявить и решить неизбежные несоответствия между планами и реальностью. Когда поток работы скрыт от общественного взгляда, проблемы неизбежно остаются незамеченными и могут стать серьезным источником организационной жесткости. Чтобы использовать принципы динамического проектирования работы в области знаний, необходимо сделать невидимое видимым — создать систему, которая позволяет всем видеть, когда и как идет работа.
Динамическое проектирование работы
После трех десятилетий сотрудничества в области организационных исследований и нашего опыта работы в компаниях мы разработали подход, который называем динамическим проектированием работы. Эта модель состоит из четырех простых принципов:
- Структурировать работу для выявления проблем;
- Использовать научный подход к решению проблем;
- Явно связывать как фронтлайн-сотрудников, так и менеджеров друг с другом и с работой;
- Регулировать поток работы в систему.
Принципы визуализации работы
Пятый принцип динамического проектирования работы — визуализировать работу. Разработка визуального представления невидимой интеллектуальной работы позволяет всем оспаривать существующие истории и предположения о том, как выполняется работа. Это заставляет всех взглянуть на реальность выполнения работы, чтобы они могли видеть, что работает, а что нет.
Кейс: Harley-Davidson
В первой части своей карьеры Дон работал инженером в Harley-Davidson и столкнулся с проблемами невидимой работы. Завод был сконструирован так, что сборочная линия потребляла детали быстрее, чем поддерживающие производственные отделы могли их производить. Это приводило к регулярным остановкам линии. Каждый простой остановка означала потерю прибыли и денежного потока.
Когда Дон стал менеджером завода, его команда изменила способ хранения запчастей, сделав их видимыми для всех. Картам с деталями было назначено конкретное место на полу, что позволило всем видеть, как идет работа в реальном времени. Эта простая визуализация работы привела к улучшению производительности и снижению количества остановок линии.
Блоки визуального управления
Визуальное управление может быть использовано для улучшения выполнения любого типа работы, особенно в области знаний. Каждая система визуального управления имеет свои особенности, но эффективные системы имеют четыре ключевых элемента:
- Ясные цели и общее намерение: Набор количественных целей и общее понимание их назначения.
- Метрики: Измерения, отражающие прогресс к целям и учитывающие как краткосрочные, так и долгосрочные интересы.
- Деятельность: Представление действий, которые как запланированы, так и выполняются в настоящее время.
- Проблемы: Визуальные сигналы, подчеркивающие, когда выбранные действия не выполняются вовремя или не соответствуют целям.
Кейс: BP и визуальное управление контрактами
Когда мы впервые встретили Марка Швиберта, он отвечал за цепочку поставок BP в Северной Америке. Он столкнулся с проблемой, когда его команда не могла эффективно оценить, использует ли каждый член команды свое время и усилия должным образом. Марк разработал новую систему визуального управления, которая позволила каждому сотруднику отслеживать свои усилия по пересмотру контрактов на визуальной доске.
Эта система визуализации позволила команде более точно прогнозировать сокращения затрат и устранять хаос в процессе бюджетирования, в конечном итоге превратившись в 30%-ное увеличение ежегодной экономии.
Создание эффективного визуального управления
Для того чтобы визуальное управление работало, необходимо учитывать несколько принципов:
- Обсуждения важнее, чем стикеры: Основная цель визуального управления — эффективно распределять ограниченное время и энергию менеджеров, способствуя качественным обсуждениям.
- Простота важнее сложности: Не позволяйте доступным функциям отвлекать вас от простоты и ясности.
- Непрерывное улучшение: Ваши визуальные системы должны эволюционировать вместе с работой.
- Обратная связь: Регулярно проверяйте, соответствует ли ваша доска текущему состоянию работы.
Заключение
Визуальное управление — это мощный инструмент для улучшения выполнения невидимой работы. Применение простых инструментов визуализации может улучшить производительность всей системы и открыть новые возможности. Важно помнить, что «картина стоит тысячи слов»: визуальное представление сложной работы передает больше информации быстрее и яснее, чем устное объяснение. Объединяя принципы динамического проектирования работы, компании могут значительно повысить свою эффективность и адаптивность в условиях постоянно меняющегося рынка.
